Der IT-Vertrieb steht vor besonderen Herausforderungen. Software, IT-Dienstleistungen und digitale Lösungen haben häufig erklärungsbedürftige Produkte, längere Entscheidungswege und mehrere Ansprechpartner auf Kundenseite. Gleichzeitig müssen Unternehmen ihre Umsatzziele erreichen und ihre Vertriebsressourcen effizient einsetzen.

Eine strukturierte Vertriebsplanung im IT-Vertrieb kann dabei helfen, diese Anforderungen besser miteinander zu verbinden. Sie schafft einen klaren Rahmen für Ziele, Pipeline, Vertriebsaktivitäten und erwartete Umsätze.

Was gehört zu einer guten Vertriebsplanung?

Eine professionelle Vertriebsplanung besteht nicht nur aus einem Umsatzziel. Sie betrachtet mehrere Faktoren, die gemeinsam den Erfolg des Vertriebs beeinflussen.

Dazu gehören beispielsweise:

• Umsatz- und Wachstumsziele
• Anzahl und Qualität der Verkaufschancen
• Pipeline-Volumen
• Abschlussquoten
• durchschnittliche Auftragswerte
• Vertriebsaktivitäten
• verfügbare Mitarbeiter und Kapazitäten
• Dauer des Verkaufsprozesses

Wer diese Faktoren miteinander verbindet, kann besser einschätzen, welche Aktivitäten notwendig sind, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen.

Warum Umsatzziele allein nicht ausreichen

Ein Jahresziel von beispielsweise 1 Million Euro klingt zunächst eindeutig. Für die Vertriebsplanung ist diese Zahl jedoch nur der Ausgangspunkt.

Entscheidend ist, wie dieses Ziel erreicht werden soll. Wie viele Kunden werden benötigt? Wie viele Verkaufschancen müssen dafür entstehen? Wie hoch muss der Wert der Pipeline sein? Und wie viele Angebote müssen erstellt werden?

Eine Rückwärtsplanung kann hier hilfreich sein. Ausgehend vom gewünschten Umsatz werden die notwendigen Vertriebskennzahlen Schritt für Schritt abgeleitet.

So wird aus einem abstrakten Ziel ein konkreter Plan.

Die Pipeline richtig bewerten

Die Vertriebspipeline ist eine der wichtigsten Grundlagen für die Planung. Allerdings sollte nicht nur der Gesamtwert der Pipeline betrachtet werden.

Eine Pipeline von zwei Millionen Euro bedeutet nicht automatisch, dass daraus zwei Millionen Euro Umsatz entstehen. Jede Verkaufschance befindet sich in einer bestimmten Phase und hat eine unterschiedliche Wahrscheinlichkeit für einen Abschluss.

Deshalb sollten Unternehmen unter anderem analysieren:

• Wie viele Opportunities sind tatsächlich qualifiziert?
• Wie lange befinden sie sich bereits im Verkaufsprozess?
• Wie hoch ist die durchschnittliche Abschlussquote?
• Welche Deals haben eine realistische Abschlusswahrscheinlichkeit?
• Wie entwickelt sich die Pipeline im Vergleich zu früheren Zeiträumen?

Eine regelmäßige Pipeline-Analyse verbessert die Grundlage für realistische Umsatzprognosen.

Vertriebsforecast regelmäßig aktualisieren

Ein Sales Forecast oder Vertriebsforecast soll zeigen, welcher Umsatz unter den aktuellen Bedingungen voraussichtlich erreicht werden kann.

Dabei sollte der Forecast nicht statisch sein. Neue Verkaufschancen kommen hinzu, andere Deals werden verschoben oder verloren und bestehende Opportunities verändern ihre Wahrscheinlichkeit.

Durch regelmäßige Aktualisierungen können Unternehmen schneller erkennen, ob sich das erwartete Ergebnis verändert.

Das ist besonders im IT-Vertrieb relevant, da größere Projekte häufig längere Entscheidungsprozesse haben und sich Abschlusszeitpunkte verschieben können.

Vertriebsaktivitäten mit den Zielen verbinden

Eine weitere wichtige Frage lautet: Welche Aktivitäten sind notwendig, um die geplanten Ergebnisse zu erreichen?

Dazu können beispielsweise gehören:

• neue Leads qualifizieren
• Erstgespräche durchführen
• Produktpräsentationen organisieren
• Angebote erstellen
• Follow-ups durchführen
• bestehende Kunden weiterentwickeln
• neue Verkaufschancen aufbauen

Die Aktivitäten sollten dabei nicht isoliert betrachtet werden. Sie müssen mit den erwarteten Ergebnissen und den verfügbaren Ressourcen verbunden sein.

Wenn beispielsweise die Pipeline für das nächste Quartal zu klein ist, kann bereits frühzeitig gegengesteuert werden.

Vertriebsressourcen realistisch planen

Auch die Kapazität des Vertriebsteams spielt eine entscheidende Rolle. Ein Ziel kann theoretisch erreichbar sein, aber praktisch zu hoch angesetzt werden, wenn nicht genügend Ressourcen zur Verfügung stehen.

Bei der Planung sollten deshalb unter anderem berücksichtigt werden:

• Anzahl der Vertriebsmitarbeiter
• verfügbare Arbeitszeit
• Aufgaben außerhalb des direkten Verkaufs
• durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Opportunity
• Anzahl möglicher Kundentermine
• regionale oder branchenspezifische Zuständigkeiten

Eine realistische Kapazitätsplanung verhindert, dass Vertriebsziele ausschließlich auf Wunschvorstellungen basieren.

Soll-Ist-Vergleich schafft Transparenz

Nach der Planung beginnt die eigentliche Steuerung. Unternehmen sollten regelmäßig prüfen, wie die tatsächlichen Ergebnisse im Vergleich zum Plan aussehen.

Dabei können beispielsweise Umsatz, Pipeline, Leads und Abschlüsse miteinander verglichen werden.

Wenn der tatsächliche Umsatz hinter dem Plan zurückbleibt, sollte nicht erst am Jahresende reagiert werden. Ein regelmäßiger Soll-Ist-Vergleich ermöglicht es, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen einzuleiten.

Szenarien für unterschiedliche Entwicklungen

IT-Unternehmen können von Marktveränderungen, neuen Wettbewerbern, veränderten Kundenbudgets oder schwankender Nachfrage betroffen sein. Deshalb kann es sinnvoll sein, mehrere Szenarien zu betrachten.

Ein Unternehmen könnte beispielsweise einen Basisplan sowie ein optimistisches und ein vorsichtiges Szenario entwickeln.

Verändern sich wichtige Annahmen wie Abschlussquote, Pipeline-Wachstum oder durchschnittlicher Auftragswert, lässt sich besser erkennen, welche Auswirkungen dies auf den Umsatz haben könnte.

Fazit

Eine gute Vertriebsplanung im IT-Vertrieb verbindet Umsatzziele, Pipeline, Forecast, Vertriebsaktivitäten und Ressourcen. Dadurch entsteht ein strukturierter Blick darauf, welche Voraussetzungen für das Erreichen der Unternehmensziele notwendig sind.

Besonders wichtig ist, die Planung regelmäßig zu überprüfen und mit den tatsächlichen Ergebnissen abzugleichen. So können Unternehmen Veränderungen früh erkennen und ihren Vertrieb gezielter steuern.

Vertrieb lässt sich zwar nicht vollständig vorhersehen, aber mit einer strukturierten Planung können IT-Unternehmen ihre Entscheidungen auf eine deutlich bessere Datengrundlage stellen.